Giải pháp ERP dưới góc nhìn quản trị

Ngày đăng: 2016-09-05 11:35:22 - Ngày cập nhật: 2017-09-22 13:27:38 - Số lần xem: 16411
Điểm: 0/5 (0 phiếu)

Nhiều doanh nghiệp quan tâm hoặc đã ứng dụng giải pháp ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Để triển khai ERP các doanh nghiệp cần phải đầu tư về hệ thống máy chủ, máy trạm, mạng nội bộ, đường truyền internet tốc độ cao, bản quyền phần mềm… tức là toàn những việc liên quan đến máy tính và phần mềm ứng dụng.

Nếu quả như vậy, sao hiện vẫn không nhiều doanh nghiệp Việt nam ứng dụng ERP. Có lẽ vấn đề không phải chỉ là ngân sách đầu tư cho ERP, dù biết rằng tiền đầu tư cho giải pháp này không phải là nhỏ.

Vậy bản chất ERP là gì?

Nếu coi ERP là một giải pháp gồm 2 điều kiện cần và đủ, thì những thứ chúng ta nêu ở trên mới chỉ là điều kiện cần - phần cứng của giải pháp. Còn điều kiện đủ hay phần mềm của giải pháp chính là ở cấu trúc (bộ máy) của chính doanh nghiệp muốn áp dụng.

Nói một cách ví von thì ERP chính là một tiêu chuẩn về quản trị doanh nghiệp hiện đại. Cũng tương tự như ISO 9000 là hệ thống quản lý là tiêu chuẩn về quản lý, mà nếu doanh nghiệp áp dụng ISO sẽ gián tiếp làm ổn định chất lượng và cải tiến được chất lượng của chính sản phẩm hay dịch vụ. Nhưng ở đây về góc độ quản trị thì ERP đòi hỏi cao và khó hơn ISO 9000.

Nếu như ISO là kiểm soát quá trình thông qua việc làm đúng các quy trình của doanh nghiệp (tự lập). ERP cũng tương tự như vậy, nhưng lại là tuân thủ chặt chẽ theo các quy trình chuẩn quốc tế cho từng hoạt động của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của máy tính, của phần mềm trong ERP là tổng hợp và xử lý các dữ liệu theo nguyên tắc mọi số liệu đều được liên kết, kiểm tra và phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Một dữ liệu không nhập 2 lần và tức thời tại từng thời điểm. Chính vì điều này nên số liệu khó có khả năng bị sai do nhầm lẫn vô tình của con người khi thao tác.

Nó giúp cho lãnh đạo có báo cáo tức thời. Nhưng để làm được điều này, yêu cầu ngược lại của chương trình là các hoạt động chính của công ty phải được thực hiện theo đúng quy trình chuẩn, nếu chúng ta tự “chế biến” hoặc thay đổi bước trong quy trình thì máy tính sẽ không hiểu và không thể “linh động” bỏ qua.

Như vậy nếu doanh nghiệp của bạn đã hoạt động theo các quy trình chuẩn quốc tế,

việc áp dụng ERP sẽ đơn giản như là việc mua phần mềm.

Nghĩa là chỉ cần đầu tư hệ thống máy tính, đường truyền internet, mua bản quyền sử dụng, cử nhân viên đi học và sau đó bật máy là có thể chạy ro ro. Nhưng đa phần các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa áp dụng theo quy trình chuẩn một cách triệt để. Và để áp dụng chúng có khi cần phải thay đổi không những cách làm cũ mà còn phải điều chỉnh lại cả cấu trúc công ty. Đây là điều vô cùng khó khăn, đòi hỏi sự quyết tâm rất lớn của Lãnh đạo doanh nghiệp.

Theo đánh giá của các nhà tư vấn, tốn công và tốn sức nhất là ở chính chỗ này. Nếu đánh giá mức độ sức lực thì công việc này chiếm đến 60% trong tổng thể giải pháp ERP.

Lấy một thí dụ đơn giản: trước đây làm sai, có thể xé đi làm lại một cách dễ dàng, nhưng khi áp dụng ERP không thể thực hiện hành động xé này, máy đã lưu chỉ còn cách làm một lệnh điều chỉnh cái sai đó, rồi làm lại cái mới mà thôi.

Chính điều này giúp cho các nhà quản trị nhìn thấy rõ ràng và “trong suốt” mọi hoạt động của bộ phận mình, có thể qua đó đánh giá mức độ cũng như hiệu quả của công việc từng cá nhân, từng bộ phận.

Có thể trước đây bạn biết rằng nhân viên A rất rảnh rang, tuy biết rằng anh này nhanh nhẹn nhưng bạn vẫn cảm thấy có thể anh ta có vẻ hơi lười và ít việc chăng, còn ngược lại anh B tuy chậm hơn nhưng tỏ ra rất chăm chỉ. Bây giờ với hệ thống ERP bạn dễ dàng nhận thấy hiệu quả công việc của A và B một cách rõ ràng, rành mạch. Thực tế khối lượng công việc hai người bằng nhau, nhưng A nhờ làm đúng ngay từ lần đầu nên bạn luôn cảm thấy anh ta nhàn rỗi, còn ngược lại B cứ 10 lần hết 3 lần phải làm lại rồi nên luôn trong tình trạng bận rộn.

Bạn có thể theo dõi diễn tiến của từng đơn hàng, từng công việc xem hiện tại đang ở trạng thái nào, có bị chậm trễ tiến độ hay không ? Lỗi do bộ phận hay cá nhân nào gây ra…

Lãnh đạo cũng có thể nhìn thấy thực trạng tình hình của từng sản phẩm hay hoạt động của cả doanh nghiệp mà không cần phải chờ đến hết tháng sang tháng sau như trước đây. Điều này giúp cho các quyết định được nhanh và chuẩn xác hơn.

Tất cả những tiện ích này có được là nhờ vào ERP, và ERP thực hiện được là nhờ vào các hoạt động doanh nghiệp tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế.

Lợi ích khi áp dụng ERP là rất lớn

  1. Cái được đầu tiên đó là bạn có được một hệ thống dữ liệu chính xác và thống nhất giúp cho quá trình ra quyết định được nhanh chóng và bớt cảm tính hơn.
  2. Thứ hai bạn có thể điều hành và theo dõi hoạt động của doanh nghiệp từ xa, không nhất thiết phải ngồi tại văn phòng, chỉ cần một máy tính kết nối internet là đủ.

Khi thực hiện ERP có nghĩa là doanh nghiệp bạn đang hoạt động theo 1 tiêu chuẩn cao về quản trị doanh nghiệp như các công ty hiện đại trên thế giới đang áp dụng. Đây chính là cơ hội tiếp cận với các quy trình chuẩn của nước ngoài.

Tuy vậy, biết là một lẽ, nhưng áp dụng được và duy trì được lại là chuyện khác.

Theo kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn giải pháp ERP, đã có không ít doanh nghiệp đã phải bỏ dở giữa chừng quay về với cách làm cũ. Một trong những lý do là các doanh nghiệp này chưa chịu nổi sự thay đổi quá nhiều trong tổ chức của mình. Chúng ta nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định ứng dụng, vì ERP không phải là giải pháp rẻ tiền và việc áp dụng này cũng tốn rất nhiều công sức của bộ máy.

Nếu tổ chức doanh nghiệp của bạn chưa sẵn sàng cho sự thay đổi và ứng dụng ERP có lẽ nên dừng lại một nhịp. Hãy bắt đầu bằng việc xem xét lại tổ chức cho gần với các quy trình chuẩn hơn. Sẽ là thuận lợi hơn nếu như doanh nghiệp của bạn đã áp dụng ISO 9001:2000 trong quản lý. Và cuối cùng, nếu chúng ta không dũng cảm bắt đầu sẽ chẳng bao giờ đến được đích.

ThS. Nguyễn Tân Kỷ

Bài viết được đăng trên tạp chí “Nhà Quản Lý” tháng 10-2005. Ông Nguyễn Tân Kỷ đã qua nhiều vị trí quản lý cấp cao tại các công ty trong tập đoàn MASAN.

Bài liên quan