Chủ đề: phần mềm erp, giải pháp erp

riển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của phần mềm ERP sau khi triển khai.

Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10 năm) nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi đã thực hiện một khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của DN này kém vòng quay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần, kém DN cùng ngành tốt nhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một điểm thú vị là DN cùng ngành có vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20 lần cũng dùng cùng một hệ thống ERP như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các DN chưa có mục tiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đã và đang khiến DN không khai thác được hết lợi ích của ERP.

Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi cho rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước.

Quản lý hướng liên kết các bộ phận

Qua một thời gian sử dụng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:

• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ...
• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"…

Quản lý hướng quy trình

Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để vượt qua những thách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management - Hệ thống QL quan hệ khách hàng), ABM (Activity Based Management - Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), và hệ thống BSC (Balanced Score Card - Hệ thống chỉ số cân bằng, là công cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sự kết hợp các nhóm chỉ số: tài chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trình độ nhân sự), để từ đó cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lực làm tốt hơn các hoạt động mang lại giá trị.

Quản lý hướng chuổi cung ứng

Kết luận

Phần lớn các DN trong nước vẫn giữ hình thức tổ chức và QL theo hướng chức năng (giai đoạn 1), chỉ có một số DN chuyển đổi được sang hình thức QL liên kết các bộ phận chức năng, phòng ban (Giai đoạn 2) nên những DN này đã đạt được một số lợi ích của ERP như giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều bộ phận.

Để tiến được từ giai đoạn 1, 2 đến giai đoạn 3, 4 các DN nước ta chắc phải cần nhiều công sức và thời gian để thay đổi. Việc thay đổi này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện mục tiêu này. Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ để rút ngắn quá trình thay đổi này.

Triển khai thành công ERP nghĩa là DN đã tạo được nền tảng cho sự phát triển bền vững của mình trong tương lai, đó là: cơ sở dữ liệu tập trung, chuẩn hóa quy trình và khả năng thích ứng với các thay đổi liên tục. Vấn đề là làm sao biến nền tảng này thành những kết quả tài chính cụ thể.

Bài liên quan

• FBO. 3 lý do tại sao nên chọn giải pháp ERP Fast Business Online(22/02/2012, 14:00:29)
• FBO. Điểm nổi bật về tính năng kỹ thuật, công nghệ giải pháp ERP Fast Business Online(22/02/2012, 13:44:52)
• Tải các tài liệu phần mềm Fast Business Online(21/02/2012, 15:00:01)
• FBO. Phân hệ kế toán chủ đầu tư(21/02/2012, 15:09:38)
• FBO. Quản lý công cụ dụng cụ(21/02/2012, 15:18:02)
• FBO. Phân hệ quản lý TSCĐ (21/02/2012, 15:22:35)
• FBO. Phân hệ giá thành công trình, vụ việc(21/02/2012, 15:27:34)
• FBO. Phân hệ giá thành sản phẩm(21/02/2012, 15:35:01)
• FBO. Phân hệ quản lý hàng tồn kho(21/02/2012, 15:42:14)
• FBO. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả(21/02/2012, 15:49:23)