Giới thiệu sơ lược về hệ thống ERP

Ngày đăng: 2018-10-02 02:49:48 - Ngày cập nhật: 2018-10-05 09:32:07 - Số lần xem: 3712
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

Tác giả: Thomas Wailgum, Bart Perkins, tạp chí CIO, 12-2-2018.

Nội dung

  1. ERP là gì? 
  2. Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì?
  3. Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?
  4. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP?
  5. Những lợi ích của hệ thống ERP là gì?

 

1. ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning - lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp - xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các phòng ban khác. Thông thường phần mềm hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và nhân sự.

Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên.

2. Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì?

Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau:

  1. Tích hợp toàn doanh nghiệp. Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm và cập nhật lịch giao hàng. Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn sẽ được gửi.
  2. Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực). Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng, các vấn đề nếu có xảy ra sẽ được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian để khắc phục tình huống.
  3. Một cơ sở dữ liệu chung. Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử dụng. Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa.
  4. Giao diện và cảm nhận nhất quán. Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn.

3. Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:

  • Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán v.v... Có 4-5 hệ thống ERP lớp I.
  • Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này.
  • Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
  • Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ.

4. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP?

ERP cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách:

  1. Tích hợp thông tin tài chính. Nếu không có một hệ thống tích hợp, từng phòng ban, chẳng hạn như tài chính, bán hàng v.v... cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên ở tất cả các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay vì thảo luận về cách cải thiện doanh nghiệp.
  2. Tích hợp các đơn hàng. Một hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản xuất, kho hàng, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản hơn và ít bị lỗi hơn với một hệ thống hơn là một loạt các hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong tiến trình thực hiện đơn hàng.
  3. Giúp thấu hiểu khách hàng. Hầu hết các ERP với công cụ CRM theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng. Ghép nối các tương tác này với thông tin về đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v... giúp thấu hiểu về hành vi và nhu cầu của khách hàng.
  4. Chuẩn hóa việc mua sắm. Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo khối lượng. Các công cụ mua sắm trong ERP trang bị mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng trong toàn doanh nghiệp.
  5. Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất. Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty hay sát nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra các vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hoá quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê.
  6. Chuẩn hóa thông tin nhân sự. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để giao tiếp với nhân viên về lợi ích hoặc theo dõi số giờ và chi phí của nhân viên. Hệ thống ERP, với cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng mình, đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên lịch, đào tạo v.v... Bằng cách tích hợp thông tin, chẳng hạn như bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm công việc, vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân với các năng lực cụ thể có thể dễ dàng sắp xếp hơn cho phù hợp với các nhiệm vụ tiềm năng.

5. Những lợi ích của hệ thống ERP là gì?

ERP cải thiện hiệu quả kinh doanh theo nhiều cách. Đặc biệt:

  1. Hiệu suất nội bộ. Vận hành đúng hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành hầu như mọi quy trình kinh doanh.
  2. Quyết định tốt hơn. ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ. Dữ liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ​​ra kết luận và ra quyết định tốt hơn. Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một số quyền tự trị địa phương. Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanh nghiệp. Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát sao với tình huống trên thực tế.
  3. Tăng sự linh hoạt. Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc hơn. Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác.
  4. Bảo mật nâng cao. Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn so với dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau.

Lược dịch bởi Mktg team, Cty FAST.

Bài gốc: <Link>

Tags: ,

Bài liên quan