Triển khai thành công giải pháp Fast Financial cho Hamed

Ngày đăng: 2019-09-16 14:07:52 - Ngày cập nhật: 2019-09-16 14:12:53 - Số lần xem: 261
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

Công ty CP Giải pháp y tế Hà Nội (Hamed) - Đối tác tin cậy của các bệnh viện lớn tại Hà Nội

Hamed là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực y tế và phân phối hóa chất xét nghiệm, vật tư y tế tiêu hao, chạy máy xét nghiệm cho các bệnh viện lớn trong nội thành Hà Nội như: Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Nội tiết Trung ương, Bệnh viện Trung ương quân đội 108, Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện K, Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương, Bệnh viện Lão Khoa… và một số Bệnh viện tỉnh lân cận. 

Bên cạnh đó Hamed còn được biết đến là đối tác tin cậy của các bệnh viện lớn trong liên kết đặt hệ thống máy xét nghiệm và vận hành máy (điển hình là bệnh viện Bạch Mai).

Triển khai thành công giải pháp Fast Financial cho Hamed

Các bài toán tiêu biểu khi triển khai dự án

Do đặc thù riêng của doanh nghiệp nên bắt buộc giải pháp quản trị tài chính kế toán được triển khai cho Hamed ngoài việc phải đáp ứng được toàn bộ các nghiệp vụ cơ bản còn phải được thiết lập thêm nhiều chức năng riêng biệt, đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ phức tạp.

Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác thông qua kết nối dữ liệu với hệ thống của bên thứ 3 bằng giao thức FTP

FAST đã xây dựng thành công chức năng đặc thù cho Hamed theo phương thức kết nối FTP.

Các nghiệp vụ bao gồm:

  • Lấy Phiếu nhập mua hàng từ Bên thứ 3 vào Fast Financial: Bên thứ 3 có nhiệm vụ lập phiếu xuất hàng cho Hamed và xuất thông tin qua file .CSV. Fast Financial sẽ nhận thông tin này và đưa vào phiếu nhập mua hàng.

 

Triển khai thành công giải pháp quản trị tài chính kế toán tại Công ty Giải pháp y tế Hà Nội (Hamed)

  • Xuất hóa đơn bán hàng từ Fast Financial, Bên thứ 3 sẽ nhận dữ liệu và xuất hóa đơn: Hamed ủy quyền cho bên thứ 3 in hóa đơn và giao hàng cho khách hàng của Hamed. Hamed tạo Hóa đơn bán hàng trên Fast Financial, in ra file pdf theo mẫu. Hamed đẩy file pdf lên FTP server do bên thứ 3 lập. Bên thứ 3 nhận thông tin file hóa đơn qua mail, in hóa đơn và giao hàng, đồng thời lấy chữ ký của khách hàng trên hóa đơn rồi trả hóa đơn cho Hamed (bản cứng).

Triển khai thành công giải pháp quản trị tài chính kế toán tại Công ty Giải pháp y tế Hà Nội (Hamed)

Như vậy, cách giải quyết cho bài toán đã đặt ra như sau:

  • Phiếu nhập mua hàng lấy từ Bên thứ 3 sẽ được tạo ở trạng thái Lập chứng từ, người dùng cần vào phiếu bổ sung trường thông tin (số seri, ký hiệu mẫu hóa đơn) và lưu ở trạng thái post sổ.
  • Mã kho được lấy mặc định theo khai báo trong danh mục vật tư.
  • Khi lập hóa đơn bán hàng cho phép chọn phiếu nhập mua, thông tin về khách hàng (là mã tuyến trên Phiếu nhập), mã vật tư, số lượng, giá (giá trước chiết khấu) được lấy tự động (người dùng có thể sửa lại).

Xuất hàng chính xác theo khai báo định mức, tính và áp giá vốn chính xác cho phiếu nhập bộ

Chức năng xuất theo bộ (định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm nhập kho) yêu cầu chương trình tự tạo Phiếu xuất kho vật tư theo định mức đã khai báo. Khi tính giá vốn hàng tồn kho, chương trình áp giá vốn cho vật tư xuất kho đồng thời tính và áp giá cho hàng nhập kho theo bộ.

Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm nhập kho (bộ) theo định dạng mẫu như sau:

Mã hàng nhập Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng
SP01 VT01 VT1 C 1
SP01 VT02 VT2 C 1
SP02 VT03 VT3 C 1
SP02 VT02 VT2 C 1
  ...      

Bảng định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm nhập kho (bộ)

Như vậy, theo bảng định mức mẫu trên, sản phẩm 01 (SP 01) sẽ gồm có 2 loại vật tư là VT01 và VT02. Số lượng định mức tương ứng cho 2 loại vật tư trên là 1. Trên Phiếu nhập kho theo bộ người dùng gõ số lượng hàng nhập giá nhập để = 0, chương trình tự tạo Phiếu xuất kho vật tư theo định mức = 1 ( như đã khai báo). Khi tính giá vốn hàng tồn kho, chương trình áp giá vốn cho vật tư xuất kho đồng thời tính và áp giá cho hàng nhập kho theo bộ.

Giá hàng nhập (SPi) = ∑Giá hàng xuất vật tư (SPi)

Triển khai thành công giải pháp quản trị tài chính kế toán tại Công ty Giải pháp y tế Hà Nội (Hamed)

Theo dõi, kiểm soát số lượng vật tư xuất cho khách hàng

Khi lập hóa đơn bán hàng (xuất hóa đơn) chương trình kiểm tra số lượng đã xuất trong khoảng thời gian hiệu lực. Nếu số lượng vật tư xuất cho khách hàng trong khoảng thời gian hiệu lực vượt quá số lượng max sẽ Cảnh báo (hoặc Cảnh báo và không cho lưu). Khi số lượng xuất hóa đơn đạt số lượng max, kế toán sẽ chuyển qua lập Phiếu xuất kho (nội bộ) dưới dạng xuất mượn.

Mã khách hàng

Mã vật tư

SL max

Hiệu lực từ ngày

Hiệu lực đến ngày

KH01

VT01

1000

01/01/2015

31/01/2015

151 ngày triển khai đem lại hiệu quả vượt trội

Chỉ sau 151 ngày (5 tháng), giải pháp quản trị tài chính kế toán đã được triển khai thành công tại Hamed, đem lại những kết quả đúng như kế hoạch đã đề ra. Quá trình triển khai gặp không ít khó khăn nhất là trong việc kết nối dữ liệu với bên thứ 3. Đội triển khai phải trao đổi thực hiện thông qua người phiên dịch, không làm việc trực tiếp nên khá khó khăn để thực hiện đúng yêu cầu kết nối, đặc biệt phần cắt chuỗi để xác định xuống dòng. Nhưng nhờ vào kinh nghiệm, thái độ tận tâm của thành viên dự án cùng sự phối hợp nhiệt tình của cả 2 bên, dự án được triển khai thành công. Hamed nhanh chóng kế thừa được dữ liệu cho phiếu nhập mua hàng từ hóa đơn của bên thứ 3 chuyển sang (qua FTP), đồng thời đẩy ngay được dữ liệu hóa đơn bán hàng cho bên được ủy thác xuất hóa đơn giúp rút ngắn được thời gian và tăng độ chính xác lên đến 99%. Việc xuất hàng và tính giá vốn theo bộ không phải làm thủ công giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, các mẫu biểu, báo cáo được thiết kế theo đúng yêu cầu giúp cho việc đối chiếu thông tin với các viện được thực hiện dễ dàng, tiện lợi hơn rất nhiều.

Chị Phương - Kế toán trưởng Hamed đánh giá: “Fast Financial là giải pháp quản trị tài chính kế toán tốt, đáp ứng được những nhu cầu sử dụng của Hamed. Sau một thời gian triển khai, Hamed đã quản lý công việc tốt hơn, các thao tác nghiệp vụ nhanh hơn trước rất nhiều. Quá trình triển khai giải pháp khá thuận lợi nhờ vào quy trình được FAST xây dựng rất rõ ràng”.

Đội dự án

Triển khai thành công giải pháp quản trị tài chính kế toán tại Công ty Giải pháp y tế Hà Nội (Hamed)

Anh Mai Văn Cảnh - trưởng dự án (phải). Anh Cảnh có 10 năm làm việc tại FAST và hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai các dự án ERP. Thế mạnh của anh là các lĩnh vực sản xuất, xây dựng, thương mại. Anh từng triển khai cho các doanh nghiệp lớn trong ngành như Công ty TNHH liên doanh khách sạn quốc tế (KSQT) Lào Cai, Tổng công ty Lilama (lắp máy), Tổng công ty Geleximco (đa ngành), Ngôi Sao An Bình (bất động sản), Booyoung Việt Nam (bất động sản)…

Chị Đoàn Thị Thùy Trang - Lập trình dự án (giữa) - Là một trong số ít nữ lập trình viên của FAST. Hơn 4 năm làm việc chị Trang đã thực hiện khá nhiều dự án như: Công ty Giải pháp Y tế Hà Nội (Hamed), Công ty Cổ phần Austfeed Việt Nam, Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam (Vilico), Công ty TNHH PIC Việt Nam, Công Ty Cổ Phần Sao Thái Dương...

Anh Nguyễn Thắng Lợi - Lập trình dự án (trái). Hơn 4 năm giữ vị trí lập trình viên của chi nhánh FAST tại Hà Nội, anh Lợi đã có nhiều kinh nghiệm trong lập trình cho các dự án, tiêu biểu như: Công ty Xổ số điện toán Việt Nam - Vietlott, Xi măng Long Sơn,  Công ty CP Động Lực...

Thông tin dự án:

  • Giải pháp quản trị tài chính kế toán: Fast Financial (FF)
    • Fast Financial là 1 module của giải pháp ERP Fast Business Online, giữ vai trò là trung tâm lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin về tài chính kế toán của toàn bộ hệ thống.
    • Khi lựa chọn Fast Financial, khách hàng sẽ dễ dàng nâng cấp lên giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp (ERP) - Fast Business Online để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Khách hàng: Hamed
  • Lĩnh vực: Y tế
  • Địa chỉ: Hà Nội
  • Số điểm/đơn vị triển khai: 1
  • Số người sử dụng: 10
  • Thời gian triển khai: 151 ngày.

 

Bài liên quan