Xây dựng sự tự tin khi go-live

Ngày đăng: 2018-04-24 03:13:07 - Ngày cập nhật: 2018-04-24 10:14:21 - Số lần xem: 4171
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

Trong dự án ERP, bất kì ai chịu trách nhiệm cho giai đoạn go-live (chính thức vận hành) sẽ thấy rõ một điều: khi thời điểm này tới, sẽ xuất hiện một áp lực cực lớn mà doanh nghiệp phải trải qua. Bài này xin nêu một vài kịch bản và gợi ý 7 điều bạn nên làm để giảm bớt lo ngại khi go-live.

Bạn đã thực hiện kế hoạch dự án ERP sau khi vượt qua nhiều chướng ngại. Nhìn chung, bạn đang ở nơi mình mong đợi, dữ liệu có thể chưa xong hết, nhưng đào tạo cũng đã gần hoàn thành. Checklist coi như xong và bạn tin mình đã sẵn sàng go-live. Bỗng dưng áp lực từ đâu kéo đến. Bạn không cảm thấy rằng hệ thống sẽ thực hiện giao dịch thành công, bạn lo người của mình chưa chuẩn bị đủ, và quá rủi ro cho doanh nghiệp nếu để việc go-live gây xáo trộn nguyên một Quý.

Giờ thì bạn kẹt trong tình huống mà rất ít người thực sự trải qua. Một mặt, bạn chịu trách nhiệm cho toàn bộ ngân sách và lịch trình dự án. Bạn nhận ra rằng nếu trì hoãn go-live sẽ làm phát sinh thêm chi phí và thời gian. Tương tự, sự tín nhiệm dành cho bạn cũng giảm đi phần nào khi giới thiệu các kế hoạch khác sau này. Mặt khác, nếu doanh nghiệp có chuyện, sự nghiệp của bạn có thể đi tong. Chẳng ai còn nhớ bạn đã làm được những gì trước đó khi doanh nghiệp rơi vào hỗn loạn - điều đó là tất yếu.

Nếu bạn đi hỏi bên tư vấn Tích hợp hệ thống (SI - System Integrator là cá nhân hay công ty chuyên làm công việc kết nối các hệ thống con thành phần lại với nhau và đảm bảo các hệ thống này vận hành tốt cùng nhau), thì thường nhận được 1 trong 3 câu trả lời:

  1. Tôi thấy tình huống này rất nhiều lần. Anh bạn, đừng để người ta làm mình dao động! Mọi thứ đã sẵn sàng, cứ go-live thôi.
  2. Phần việc của tôi đã xong, phần của anh có vẻ không tốt mấy, tôi cho rằng anh nên hoãn lại xem sao, trong khi đó hãy lo sửa chữa vấn đề. Tới đâu hay tới đó.
  3. Đừng go-live nha anh bạn. Chừng nào nhân viên thấy thoải mái hãy làm. Chúng ta cần coi lại mọi thứ.

Go-live-trien-khai-erp

Bạn nên làm gì?

Trước khi đi vào chi tiết, trước tiên hãy cùng làm rõ cách thức mọi thứ đã diễn ra.

Áp lực chủ yếu trong tình huống này là mức độ thoải mái của doanh nghiệp với việc go-live.

Trong nhiều trường hợp, điều này là kết quả từ việc doanh nghiệp không thấy hết những gì mình đã làm để mang lại cảm giác an toàn.

Trong những trường hợp khác, lần đầu tiên doanh nghiệp thấy được toàn thể giải pháp (hệ thống, dữ liệu, và con người) chỉ trước thời điểm go-live một vài tuần, quá ngắn nên khả năng cao là họ không thấy những thứ mà mình không đánh giá đầy đủ khi các chi tiết ban đầu đã được thông qua.

Và sau cùng, doanh nghiệp đã không dành sự quan tâm cho các tiêu chí sẽ được dùng để cung cấp cách thức cân đối rủi ro tổng thể (đối với doanh nghiệp) với rủi ro và chi phí (đối với dự án) suốt quá trình go-live.

7 điều bạn có thể làm để giảm sự lo ngại này

1. Sử dụng FEMA vào dự án

Ở các doanh nghiệp sản xuất, Phân Tích Cách Thức Sinh Ra Sai Sót, Hậu Quả và Độ Nguy Kịch (FEMA - Failure Effects Mode Analysis), là thuật ngữ phổ biến gắn liền với Quản lý tinh gọn và Nguyên lý 6 sigma. Thường ta sẽ vẽ biểu đồ xương cá về mọi thứ có thể gây ra vấn đề cho quy trình sản xuất và xác định các chiến thuật hạn chế khả năng thất bại.

Sớm vận dụng quy trình FEMA sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những gì cần làm để cảm thấy an tâm hơn.

2. Triển khai báo cáo 3 chiều

Kỹ thuật này bao gồm việc phát triển một quy trình báo cáo trạng thái hiện tại giúp thu hút nhiều thành phần dự án (con người / bộ phận) trong việc đánh giá rủi ro dựa trên một bộ chỉ tiêu báo cáo.

Thường chúng ta hay dựa trên một người nào đó giải thích các con số này. Bằng việc thu hút người dùng, các nhóm chức năng, đội ngũ kỹ thuật và các bên độc lập khác vào việc đánh giá các thống kê dự án và cho ý kiến bình luận, người quản lý dự án có thể có cái nhìn 360 độ về mức độ rủi ro. Nó giúp giảm bớt số ý kiến còn bị che giấu trước khi go-live.

3. Sớm thiết lập các tiêu chuẩn cho go-live

Điều này vì 2 mục đích. Đầu tiên, do bên tư vấn SI phần lớn được định hướng bởi việc cung cấp thể thức vận hành (working configuration). Do thù lao của họ liên quan tới việc đó, nên trước mặt bạn, họ sẽ làm tốt việc duy trì các chuẩn mực chất lượng kỹ thuật. Họ gần như không làm bạn chú ý vào trò chơi liên quan tới đào tạo hay dữ liệu, cho tới khi quá trễ. Vì vậy, việc giữ cho các thước đo trạng thái đào tạo hay dữ liệu luôn được cập nhật sẽ giúp bạn nắm rõ các phân bổ nguồn lực mà SI cho rằng quan trọng với thể thức mà họ đề ra.

Mục đích thứ 2 là gắn liền doanh nghiệp vào các tiêu chí go-live ngay từ đầu, thay vì gần sát thời điểm go-live. Doanh nghiệp muốn có mọi thứ hoàn hảo (điều này là không thực tế). Bạn có thể dành thời gian để chuyển họ sang vị trí hợp lí hơn.

4. Phát triển các thang đo chất lượng tích hợp trong giải pháp

Cho tới khi cả 3 thành phần của giải pháp (hệ thống, dữ liệu, con người) được kết hợp vào một thử nghiệm duy nhất, thì bạn mới thấy được hiệu quả tổng thể của giải pháp sẽ được triển khai.

Hãy cùng bên tư vấn SI phác ra kế hoạch đem 3 thành phần này lại với nhau càng sớm càng tốt ở giai đoạn phát triển. Cứ làm cho dù phát sinh thêm chi phí. Nếu bạn làm việc này trước 3- 4 tháng, nó còn hơn cả việc bù lại được chi phí liên quan tới việc diễn tập khi kết thúc dự án.

5. Xây dựng kế hoạch dự phòng và kế hoạch rút lui vào giai đoạn go-live

Khi xây dựng kế hoạch rút lui, bạn buộc phải xem xét tới những tình huống tệ nhất và xác định cách thoát khỏi nó, nhờ đó bạn sẽ cải thiện chất lượng cho kế hoạch go-live của mình. Điều này còn đảm bảo các biện pháp phòng ngừa cần thiết sẽ được thực hiện để bạn rút lui an toàn. Suy xét kỹ các biện pháp này sẽ giúp bạn phát hiện các lỗ hổng trong kế hoạch và trám chúng lại trước khi go-live.

Mục đích thứ 2 của kế hoạch rút lui là giúp doanh nghiệp hiểu rằng đây không phải kiểu được ăn cả ngã về không, vẫn có sự lựa chọn sau khi go-live (dù không hay ho gì mấy, nhưng vẫn là lựa chọn).

6. Đưa điều khoản phạt vào phác thảo dự án

Bạn rõ ràng không thể thay đổi phác thảo dự án vào thời điểm go-live, nhưng không có nghĩa bạn không thể buộc các chuyên gia SI chịu trách nhiệm cho lời tư vấn của mình.

Trong những dự án sau này, bạn nên ghi vào phác thảo dự án là sẽ “dừng hoàn toàn” công việc trong khoảng 1 tháng nếu doanh nghiệp không hoạt động bình thường trong 6 tháng đầu, bất kể lý do. Việc dừng hẳn sẽ được xây dựng theo kiểu mà chuyên gia SI buộc phải quay lại đội dự án trong thời gian 1 tháng để không bị phạt.

7. Đánh giá độc lập

Đánh giá sự sẵn sàng go-live giống như chức năng kiểm toán. Đánh giá của bên thứ 3 sẽ cho thấy một quan điểm mới mẻ và không thiên vị về những rủi ro có thể có khi go-live. Điều này sẽ nâng cao khả năng quyết định bạn đưa ra là đúng đắn.

Nếu bạn ứng dụng 7 đề xuất này trước khi thời điểm go-live đến, bạn sẽ thấy tự tin hơn khi bên tư vấn SI nói rằng bạn đã sẵn sàng go-live.

Nguồn tham khảo: www.cio.com

Bài liên quan