Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp các doanh nghiệp quản trị hiệu quả các tác nghiệp liên quan đến nhân sự như chấm công, tính lương, tuyển dụng, tính thuế TNCN…. Đây được xem là công cụ giải quyết các bài toán về nhân sự một cách tối ưu nhất, đặc biệt là trong trong thời đại chuyển đổi số.
Bài viết sau đây sẽ cung cấp các thông tin tổng quan về phần mềm quản trị nhân sự, lợi ích đồng thời giới thiệu về phần mềm Fast HRM Online – Giải pháp quản lý nhân sự thời 4.0.
| STT | Tên phần mềm | Kết nối với máy chấm công | Phù hợp với |
| 1 | Fast HRM Online | Có | DN vừa, nhỏ, lớn |
| 2 | DigiiHR | Có | DN vừa, nhỏ |
| 3 | SV-HRIS | Có | DN vừa, nhỏ |
| 4 | HR-MANAGER | Có | DN vừa, nhỏ, lớn |
| 5 | BambooHR | Có | DN vừa, nhỏ, lớn |
| 6 | Perfect | Có | DN nhỏ |
| 7 | Zoho People | Có | DN vừa, nhỏ |
| 8 | Lotus | Có | DN vừa, nhỏ, lớn |
| 9 | IHCM | Có | DN vừa, nhỏ, lớn |
| 10 | Tanca | Có | DN vừa, nhỏ |
1. Top 10 các phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất dành cho doanh nghiệp
1.1 Fast HRM Online – Phần mềm nhân sự online chuyên nghiệp
Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển trên nền tảng web, hỗ trợ các công tác liên quan đến quản trị nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, tính BHXH, BHYT, thuế TNCN… Thêm vào đó, việc cung cấp các thông tin đa chiều cho phép người quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá nhân viên trong suốt quá trình công tác tại công ty.
Điểm nổi bật của phần mềm Fast HRM Online:
- Làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet.
- Tốc độ xử lý nhanh, công nghệ hiện đại.
- 11 phân hệ bao quát hầu hết các tác nghiệp về nhân sự.
- Quản lý theo quy trình dòng chảy công việc.
- Hệ thống đa dạng các báo cáo quản trị trên từng phần hành.
- Cho phép xem các báo cáo nhân sự; lập và duyệt các yêu cầu tuyển dụng, nghỉ/vắng mặt ngay trên Mobile App.
Phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương Fast HRM Online nằm trong bộ giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP) – Fast Business Online giúp dễ dàng kết nối dữ liệu với các phân hệ khác.
[Giới thiệu tổng quan về Fast HRM Online]
App quản lý Nhân sự – Fast Business Online Mobile App
Phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online được phát triển trên nền tảng web-based, mobile web và mobile app.
Đối với phiên bản mobile app, các tính năng quản trị nhân sự được tích hợp ngay trên phần mềm ERP Fast Business Online phiên bản mobile app.
>>> Xem thêm: Các tính năng trên Fast Business Online Mobile App
App quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp xem các báo cáo nhân sự và lập/duyệt các yêu cầu tuyển dụng, yêu cầu nghỉ, vắng mặt… ngay trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
Các báo cáo nhân sự:
- Xem bảng chấm công của toàn bộ nhân viên hoặc 1 nhân viên cụ thể. Thông tin chấm công hiển thị chi tiết theo mã bộ phận, ca làm việc, giờ chấm công vào, giờ chấm công ra, số giờ làm việc.
- Bảng tổng hợp công giúp người quản trị có thể quản lý tình hình nhân sự của từng nhân viên trực thuộc bộ phận theo mã công và loại công. Ví dụ: Có thể kiểm tra được chính xác nhân viên A đã đi công tác/tăng ca/nghỉ phép bao nhiêu ngày trong tháng.
- Cho phép xem chi tiết thanh toán lương theo từng kỳ của năm cho từng nhân viên cụ thể, trong đó báo cáo thể hiện thông tin về các khoản về tổng thu nhập, lương cơ bản, lương tăng ca, trợ cấp, phụ cấp, thưởng, phạt, BHXH…
- Báo cáo phép năm theo mã nhân viên, mã bộ phận, báo cáo hiển thị chi tiết các thông tin về thâm niên, số phép dư đầu kỳ, phép trong năm, đã nghỉ, còn lại…
Lập yêu cầu: Cho phép nhân viên lập các phiếu yêu cầu hoặc xem thông tin ngay trên app quản lý nhân sự. Các yêu cầu sẽ được chuyển ngay đến cấp trên để thực hiện duyệt.
- Phiếu yêu cầu tuyển dụng
- Phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ
- Phiếu yêu cầu đào tạo
- Thông tin nhân viên
- Yêu cầu nghỉ, vắng mặt
Duyệt các yêu cầu: Cho phép người quản lý nhận và duyệt ngay các yêu cầu trên điện thoại/máy tính bảng.
- Yêu cầu đào tạo.
- Phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ.
- Phiếu yêu cầu tuyển dụng.
- Yêu cầu nghỉ, vắng mặt.
>>> Xem thêm: HRIS là gì? Chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực
1.2 Phần mềm HR – DigiiHR
Phần mềm HR – DigiiHR được thiết kế bao gồm nhiều phân hệ và mỗi phân hệ sẽ mang một sứ mệnh khác nhau. Phần mềm giúp quản lý từng nghiệp vụ chuyên sâu và độc lập nhưng lại có tính kết nối lẫn nhau.
Phần mềm digiiHR thuộc Công ty Tư vấn Quản lý OCD, phần mềm được xây dựng để định hướng các giải pháp chuyên sâu, linh hoạt và phù hợp với các doanh nghiệp trong việc xử lý các vấn đề về nhân sự.
Phần mềm digiiHR giúp các doanh nghiệp xử lý các vấn đề về nhân sự
Nguồn: DigiiHR
1.3 Phần mềm quản trị nhân sự – SV-HRIS
Phần mềm quản trị nhân sự SV-HRIS là một giải pháp tổng thể về nguồn nhân lực, được ứng dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau như: Sản xuất, bán lẻ, thương mại dịch vụ thậm chí là tập đoàn. Phần mềm HR – SV-HRIS là sản phẩm đến từ Công ty TNHH Tin học Công Nghệ Sao Việt.
Phần mềm SV-HRIS – Phần mềm quản trị nguồn nhân lực
1.4 App quản lý nhân sự HR-MANAGER
App quản lý nhân sự HR-MANAGER là sản phẩm đến từ công ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà. Phần mềm này giúp cho các doanh nghiệp có được một cái nhìn đúng đắn về nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Từ những thông tin từ phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng khai thác và sử dụng các nguồn lực tốt hơn, từ đó đảm bảo việc phát triển doanh nghiệp hoàn thiện hơn.
HR-MANAGER với khả năng quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp trên cơ sở các dữ liệu tập trung. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng mô hình để quản lý nhân sự chuyên nghiệp tại các phòng ban và theo chức vụ nhân viên.
>>> Xem thêm: Top 6 phần mềm hỗ trợ đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả nhất
HR-MANAGER giúp các doanh nghiệp quản lý nguồn lực tốt hơn
Nguồn: HR-MANAGER
1.5 Phần mềm quản trị nhân sự BambooHR
BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự quốc tế hàng đầu. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng do sở hữu hệ thống quản trị tinh gọn. Chính sự tinh gọn giúp phần mềm có thể cài đặt trên tất cả các loại máy tính (bàn, bảng, cá nhân).
Các chức năng phần mềm bao quát tốt nghiệp vụ liên quan đến tuyển dụng, văn hóa công ty, quản lý nhân sự, theo dõi ứng viên, đào tạo và hội nhập, chữ ký điện tử, quản lý hiệu suất, theo dõi thời gian nghỉ, báo cáo dễ dàng, lập lịch phỏng vấn, nhân sự nội bộ, theo dõi ứng viên.
1.6 App quản lý nhân viên Perfect
Ứng dụng quản lý nhân sự Perfect cung cấp giải pháp nhân sự toàn diện và đồng bộ trên một hệ thống. Phần mềm đang sở hữu nhiều tính năng mới và có tính chuyên môn cao như: Hỗ trợ xử lý bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công, hỗ trợ gửi bảng lương số lượng lớn qua email,…
1.7 Quản trị nhân sự bằng Zoho People
Zoho People là một trong những phần mềm quản lý nhân sự sử dụng Cloud server (máy chủ ảo điện toán đám mây). Sản phẩm thân thiện với người dùng và tập trung nhiều hơn vào các lợi ích dành cho nhân viên của doanh nghiệp. Một số tính năng ưu việt có thể kể đến như: tạo mới và lưu trữ hồ sơ nhân viên; hỗ trợ thiết lập quy trình Onboarding chuyên nghiệp; phân chia ca làm và kiểm soát hoạt động chấm công, nghỉ phép của nội bộ tổ chức; ….
1.8 App quản lý nhân sự Lotus
Lotus là một phần mềm quản trị nhân sự đang có triển vọng tại Việt Nam. Nhờ sở hữu nhiều tính năng quản trị nhân sự nổi bật nên sản phẩm thích hợp để quản lý lực lượng lao động quy mô lớn. Khi sử dụng, nhà quản trị nhân sự nhanh chóng nắm bắt được những thay đổi trong hoạt động nhân sự công ty qua các thông số về hiệu quả KPI và báo cáo theo thời gian thực.
1.9 Phần mềm nhân sự IHCM
Tập trung vào mục tiêu tối ưu năng suất làm việc cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực IHCM ra đời với nhiều công cụ đánh giá hiệu suất như KPI, OKR hay BSC. IHCM được phát triển dựa trên phương pháp quản trị MBO nên phù hợp với những doanh nghiệp quản lý nhân viên theo thành tích và năng lực.
1.10 Phần mềm quản lý nhân sự Tanca
Tanca là một phần mềm quản trị nhân sự tiên tiến, mang đến một loạt các tính năng và giải pháp để hỗ trợ hiệu quả cho các công việc quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Với khả năng quản lý công lương, tuyển dụng, và lưu trữ hồ sơ nhân viên, Tanca không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc.
Một trong những ưu điểm lớn của Tanca là khả năng giảm thiểu thao tác thủ công cho bộ phận nhân sự. Qua đó, không chỉ tăng cường sự chính xác và tính hiệu quả của các quy trình mà còn giảm bớt gánh nặng công việc cho những người quản lý. Việc tự động hóa nhiều công đoạn như xử lý lương, quản lý chấm công, và tạo báo cáo hệ thống giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, như phát triển nhân sự và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Trên đây là những thông tin tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự và những lợi ích vượt trội mà nó mang lại trong công tác quản lý nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Các khách hàng có nhu cầu tư vấn phần mềm quản trị nhân sự Fast HRM Online xin vui lòng chat trực tiếp qua website https://fast.com.vn/ hoặc fanpage Công ty Phần mềm FAST.
2. Quản lý nhân sự (HRM) là gì?
HRM là viết tắt của cụm từ tiếng anh “Human Resource Management”, dịch sát nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Theo umn.edu, quản lý nguồn nhân lực là quy trình tuyển dụng con người, đào tạo, khen thưởng, phát triển các chính sách liên quan đến họ và phát triển các chiến lược để giữ chân họ.
Trong quá khứ, HRM chỉ bao gồm xử lý tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, và đảm bảo việc điền mẫu / phiếu phải đầy đủ… nói cách khác, HRM lúc này giữ vai trò hành chính hơn là vai trò chiến lược.
Hiện nay, HRM bao gồm rất nhiều khía cạnh, giúp nó giữ vai trò ngày càng lớn (chiến lược) trong các tổ chức, có thể tóm tắt trong hình dưới đây.
Ảnh 1: medium.com
Xem thêm: Tiền hoa hồng là gì? Cách tính tiền hoa hồng theo quy định
3. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản trị nhân sự là gì?
Từ góc độ chuyên môn, quản trị nguồn nhân lựclà tất cả các hoạt động liên quan đến lực lượng lao động của một doanh nghiệp, bao gồm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, khen thưởng… nhằm chiêu mộ những nhân sự mới và giữ chân người lao động đang công tác tại doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự hay phần mềm HRM hay còn gọi nhanh là phần mềm HR là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm hỗ trợ các hoạt động quản lý của doanh nghiệp liên quan đến nhân sự như quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương thưởng, tuyển dụng, đánh giá… được thực hiện dễ dàng hơn. Thay vì cách làm thủ công như trước kia, đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động nhân sự một cách hiệu quả.
4. Một số lưu ý về khác biệt giữa HRIS, HCM và HRMS
HRIS, HCM và HRMS là ba thuật ngữ thường được sử dụng đồng nghĩa với nhau, nhưng thực tế chúng có những điểm khác biệt nhất định.
HRIS là viết tắt của Human Resources Information System, tạm dịch là Hệ thống thông tin nhân sự. HRIS là một hệ thống phần mềm được sử dụng để quản lý dữ liệu và quy trình nhân sự. HRIS thường bao gồm các chức năng như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý tuyển dụng và đào tạo
- Quản lý lương và phúc lợi
- Quản lý hiệu suất và đánh giá
- Quản lý mối quan hệ nhân viên
HRMS là viết tắt của Human Resources Management System, tạm dịch là Hệ thống quản lý nhân sự. HRMS là một hệ thống phần mềm toàn diện hơn HRIS, bao gồm cả các chức năng của HRIS và các chức năng quản lý nhân sự nâng cao hơn. HRMS thường bao gồm các chức năng như:
- Quản lý kế hoạch nhân lực
- Quản lý chi phí nhân sự
- Quản lý năng suất lao động
- Quản lý sự kiện và nghỉ phép
- Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
HCM là viết tắt của Human Capital Management, tạm dịch là Quản lý nguồn nhân lực. HCM là một khái niệm rộng hơn HRMS, bao gồm cả các chức năng của HRMS và các chức năng liên quan đến chiến lược nhân sự. HCM thường bao gồm các chức năng như:
- Chiến lược nhân sự
- Quản lý sự phát triển nghề nghiệp
- Quản lý quản trị hiệu suất
- Quản lý năng lực và phát triển
- Quản lý thay đổi
Có khá nhiều từ viết tắt dùng để mô tả các giải pháp phần mềm HR khác nhau như HRM, TMS (talent management system – hệ thống quản lý tài năng), ATS (applicant tracking system – hệ thống theo dõi ứng viên) hoặc LMS (learning management system – hệ thống quản lý học tập)… nhưng 3 từ được dùng phổ biến là HRIS (human resource infomation system – hệ thống thông tin nguồn nhân lực), HCM (human capital management – quản lý vốn con người) và HRMS (human resource management system – hệ thống quản lý nguồn nhân lực).
Theo hrmsolutions.com, sự khác biệt của 3 từ này được tóm tắt như sau:
Ảnh 2: hrmssolutions.com
Dưới đây là một số lưu ý về sự khác biệt giữa HRIS, HCM và HRMS:
- HRIS tập trung vào quản lý dữ liệu và quy trình nhân sự, trong khi HCM tập trung vào quản lý nguồn nhân lực.
- HRMS là một hệ thống phần mềm toàn diện hơn HRIS, bao gồm cả các chức năng quản lý nhân sự nâng cao hơn.
- HCM là một khái niệm rộng hơn HRMS, bao gồm cả các chức năng liên quan đến chiến lược nhân sự.
Việc lựa chọn hệ thống HRIS, HCM hay HRMS phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của tổ chức. Đối với các tổ chức nhỏ, HRIS có thể là giải pháp phù hợp. Đối với các tổ chức lớn hơn, HCM hoặc HRMS có thể là lựa chọn phù hợp hơn.
5. Nên dùng quản trị nhân sự qua excel hay phần mềm?
Việc lựa chọn quản trị nhân sự qua Excel hay phần mềm phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô của tổ chức, nhu cầu của tổ chức và khả năng của nhân viên.
Ưu điểm của quản trị nhân sự qua Excel:
- Tiết kiệm chi phí: Excel là một phần mềm miễn phí hoặc giá rẻ, do đó có thể tiết kiệm chi phí cho các tổ chức nhỏ.
- Linh hoạt: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính theo nhu cầu của tổ chức.
- Khả năng truy cập: Excel có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có cài đặt Excel.
Nhược điểm của quản trị nhân sự qua Excel:
- Không đủ tính năng: Excel không cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho quản trị nhân sự, chẳng hạn như quản lý thời gian, quản lý hiệu suất và quản lý chi phí.
- Dễ bị sai sót: Excel có thể dễ bị sai sót, đặc biệt là khi dữ liệu lớn và phức tạp.
- Thiếu bảo mật: Excel không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhân sự.
Ưu điểm của quản trị nhân sự qua phần mềm:
- Đầy đủ tính năng: Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho quản trị nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
- Ít sai sót: Phần mềm quản lý nhân sự có thể giảm thiểu sai sót nhờ các tính năng tự động hóa và kiểm tra.
- Tính bảo mật cao: Phần mềm quản lý nhân sự thường có tính bảo mật cao hơn Excel, giúp bảo vệ dữ liệu nhân sự.
Nhược điểm của quản trị nhân sự qua phần mềm:
- Chi phí cao: Phần mềm quản lý nhân sự có chi phí cao hơn Excel.
- Yêu cầu kỹ năng: Phần mềm quản lý nhân sự yêu cầu người dùng có kỹ năng sử dụng phần mềm.
- Khả năng truy cập: Phần mềm quản lý nhân sự có thể không có sẵn trên tất cả các thiết bị.
Bên cạnh đó, mặc dù việc quản lý nhân sự bằng Excel là ứng dụng không còn quá xa lạ đối với bộ phận HR. Thế nhưng, nếu quá trình sử dụng duy trì lâu sẽ khiến doanh nghiệp khó phát triển và năng suất làm việc không hiệu quả:
Quá trình duyệt dữ liệu rất khó kiểm tra tổng thể và gây cản trở khi làm báo cáo toàn diện
Khi sử dụng phần mềm nhân sự bằng Excel, bạn phải bỏ ra nhiều công sức và thời gian để xử lý những dữ liệu bởi chúng dễ bị phân tán thành nhiều tệp, trang tính khác nhau. Điều này sẽ gây bất lợi và cản trở lớn khi bộ phận HRM muốn rà soát hay tìm kiếm thông tin để báo cáo lại cho quản lý cấp trên.
Độ bảo mật của Excel không cao
Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng vì các phần mềm nhân sự thường chứa rất nhiều dữ liệu hoặc thông tin mật quan trọng, chẳng hạn như: Số CCCD/CMND, mã số thuế TNCN, mức lương, thưởng,… Điều này tại Excel khó có thể bảo mật vì không có sự phân quyền, riêng tư dành cho quản lý, không thể cài mật khẩu,… nên rất dễ bị rò rỉ thông tin ra ngoài.
Không có tính “thừa kế” cho người sau
Nếu một giám đốc HRM mới chuyển đến công ty làm việc, họ sẽ không hiểu cách bố trí và sắp xếp các tập tin Excel hoặc quá trình tính toán, nhập lại tài liệu của người cũ. Từ đó, công việc cần phải kiểm tra và sửa đổi lại sao cho phù hợp với sự hiểu biết của người mới khiến mất nhiều thời gian.
Quá trình tích hợp số liệu kém
Việc sử dụng phần mềm quản lý bằng Excel không có chức năng kết nối với các công cụ hiện đại như phần mềm chấm công, tính lương, quản lý KPI, quản lý tài liệu, … Ngay cả việc liên kết thông qua Gmail, Lịch hay đồng hồ thì Excel cũng không thể thực hiện được.
Dễ xảy ra lỗi sai
Việc thao tác trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Excel đòi hỏi người nhập liệu phải cần tính tỉ lệ, kỹ càng, phản xạ nhanh mỗi khi rà soát, sao chép hay thay đổi số liệu. Nếu một trong những bước này sai thì sẽ ảnh hưởng lớn đến tất cả các file trong phần mềm. Đặc biệt, vấn đề sẽ càng nguy hiểm hơn khi nhiều người cùng tham gia truy cập chỉnh sửa.
Không đáp ứng được cho công ty có quy mô lớn
Một doanh nghiệp lâu đời sẽ có khối lượng dữ liệu lớn. Khi nhân viên càng nhiều thì bạn khó có thể giải quyết bằng việc gia tăng các sheet trong Excel, số cột, số dòng,… Bởi điều này rất khó kiểm soát và mất nhiều thời gian, công sức.
6. Lợi ích của phần mềm nhân sự
Thứ nhất, quản lý toàn diện nhân sự
Đưa tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự vào một hệ thống duy nhất, nghĩa là có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một giải pháp duy nhất, mang lại hiệu quả về chi phí.
Thứ hai, tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Giải pháp HRM được biết đến với lợi ích hỗ trợ hiệu quả công tác đăng tải thông tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ ứng tuyển và đặc biệt là sàng lọc, đánh giá ứng viên theo các tiêu chí được đặt ra. Nhờ đó mà HR có thể dễ dàng tiếp cận với thị trường tuyển dụng và chiêu mộ nhiều nhân tài về cho công ty.
Thứ ba, đánh giá đầy đủ và khen thưởng hợp lý
Phần mềm nhân sự có khả năng tập trung thông tin nhân viên, giúp phát triển chuỗi hành động thông minh hơn khi phân công công việc, nhờ đó nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.
Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng lưu trữ một khối lượng lớn thông tin liên quan đến quá trình công tác của toàn bộ nhân viên trong công ty kể từ lúc bắt đầu làm việc. Vì vậy, khi áp dụng các chính sách tuyên dương, khen thưởng hay cân nhắc thăng chức vụ, ban điều hành sẽ có cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh để có cái nhìn tổng quan về thời gian, hiệu suất, năng lực của nhân viên từ đó ra quyết định khen thưởng, bổ nhiệm đúng người dựa trên nguyên tắc công bằng.
Thứ tư, tiết kiệm thời gian
Nếu như trước kia, việc quản lý thông tin nhân viên thường được lưu trữ bằng các tập hồ sơ hàng nghìn trang giấy và mỗi lần muốn tìm kiếm một thông tin nào đấy, nhân sự thường phải ngồi hàng giờ để tra soát thì giờ đây, tất cả thông tin sẽ được đưa lên hệ thống và mã hóa một cách thông minh.
Cùng với đó, công tác chấm công, tính lương tháng cũng được thực hiện một cách tự động. Doanh nghiệp không cần phải mất nhiều thời gian để kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên bởi thông tin đều đã được phần mềm nhân sự ghi nhận một cách chi tiết, rõ ràng tại các thời điểm thực.
Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp sau khi triển khai phần mềm HR vào hệ thống quản lý đều thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm, lương thưởng, chấm công, tính thuế… một cách nhanh chóng và rất ít sai sót.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm HRM
7. Phân loại phần mềm quản lý nhân sự
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự khác nhau. Để phân loại các phần mềm này, có thể dựa trên hai tiêu chí chính là công nghệ và xuất xứ.
7.1 Theo công nghệ
- Windows-based: Đây là loại phần mềm được cài đặt trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ chạy hệ điều hành Windows. Loại phần mềm này có ưu điểm là ổn định, bảo mật cao và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, loại phần mềm này cũng có nhược điểm là chi phí cao và khó triển khai đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Cloud Based: Đây là loại phần mềm được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Loại phần mềm này có ưu điểm là dễ sử dụng, chi phí thấp và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Tuy nhiên, loại phần mềm này cũng có nhược điểm là tính bảo mật thấp hơn so với Windows-based và có thể bị gián đoạn dịch vụ nếu nhà cung cấp gặp sự cố.
- Web-based: Đây là loại phần mềm được chạy trên nền tảng website. Loại phần mềm này có ưu điểm là dễ sử dụng, chi phí thấp và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Tuy nhiên, loại phần mềm này cũng có nhược điểm là tính bảo mật thấp hơn so với Windows-based và có thể bị gián đoạn dịch vụ nếu nhà cung cấp gặp sự cố.
7.2 Theo xuất xứ
- Phần mềm quản trị nhân sự trong nước: Đây là loại phần mềm được phát triển bởi các doanh nghiệp Việt Nam. Loại phần mềm này có ưu điểm là phù hợp với văn hóa và pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, loại phần mềm này cũng có nhược điểm là tính năng chưa thực sự đầy đủ và có thể bị lỗi khi sử dụng.
- Phần mềm quản trị nhân sự nước ngoài: Đây là loại phần mềm được phát triển bởi các doanh nghiệp nước ngoài. Loại phần mềm này có ưu điểm là tính năng đầy đủ, ổn định và được sử dụng rộng rãi trên thế giới. Tuy nhiên, loại phần mềm này cũng có nhược điểm là chi phí cao và có thể không phù hợp với văn hóa và pháp luật Việt Nam.
Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô của doanh nghiệp, nhu cầu của doanh nghiệp và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với các doanh nghiệp nhỏ: Nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự trong nước với các tính năng cơ bản, chi phí thấp.
- Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn: Nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự nước ngoài với các tính năng đầy đủ, ổn định.
- Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu đặc thù: Nên lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế riêng cho nhu cầu của doanh nghiệp.
8. Các tính năng cơ bản của phần mềm nhân sự
8.1 Quản lý, theo dõi cơ sở dữ liệu
Các chứng từ, hồ sơ của nhân viên thay vì lưu trữ bằng văn bản thì sẽ được HR cập nhật trực tiếp lên hệ thống giúp cho quá trình tìm kiếm được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tránh bị thất lạc.
Với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì có thể tính năng này chưa phát huy tối đa lợi ích nhưng đối với các doanh nghiệp lên đến vài ngàn nhân viên, bạn sẽ thấy rõ việc quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm HRM sẽ mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là trong trường hợp có những vấn đề phát sinh xảy ra cần tra cứu thông tin hoặc lên các báo cáo ngay lập tức.
Song song với việc lưu trữ, cơ sở dữ liệu cũng được cập nhật liên tục từ lúc nhân viên nhận việc đến khi nghỉ việc. Điều này hỗ trợ rất tốt cho công tác ra quyết định tuyên dương, khen thưởng hay phê bình đối với nhân viên ở tất cả các phòng ban.
8.2 Chấm công – Tính lương
Các phần mềm quản lý nhân sự online hiện nay thường được đồng bộ dữ liệu với máy chấm công (chấm công bằng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt…) giúp ghi nhận một cách chi tiết thời gian nhân viên có mặt tại công ty để tính lương vào cuối tháng. Đây được xem là tính năng rất cần thiết nhằm khắc phục nhược điểm tính sai ngày công, chi trả lương không đúng do sai sót từ phòng nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự được kết nối trực tiếp với máy chấm công
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý chấm công Face ID hiệu quả, nhanh chóng
8.3 Quản lý các khoản phúc lợi
Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
8.4 Tuyển dụng
Tuyển dụng là một mảng rất quan trọng trong công ty nên hiển nhiên đây là tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý nhân sự. Hệ thống sẽ hỗ trợ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và thiết lập quy trình tuyển dụng một cách khoa học.
8.5 Quản lý hoạt động đào tạo
Ngoài tính năng lập kế hoạch đào tạo thì giải pháp HRM còn có khả năng phân tích, thống kê, báo cáo, đánh giá chất lượng sau hoạt động đào tạo. Đây là cơ sở để xem xét sự cần thiết, tính hữu ích của phương pháp đang được áp dụng cũng như căn cứ vào khảo sát để tiến hành cải tiến nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
8.6 Một số tính năng khác
- Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng.
- Tự phục vụ (self-service): Cho phép nhà quản lý xem, thay đổi hoặc duyệt thay đổi đối với dữ liệu nhân viên như nhân khẩu học, thời gian biểu, chấm công, quản lý kết quả, hoạch định kế thừa và thông tin lương. Bên cạnh đó có thể cho phép nhân viên truy cập, thay đổi dữ liệu của mình.
- Quản trị tài sản: Tạo hồ sơ bàn giao các công cụ, dụng cụ của nhân viên khi mới nhận việc và trước khi thuyên chuyển hoặc nghỉ việc.
- Tính thuế TNCN, bảo hiểm: Quản lý toàn bộ các thông tin liên quan đến thuế TNCN và bảo hiểm xã hội của nhân viên.
9. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự online
Dưới đây, là những lưu ý để chọn được phần mềm HRM tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp.
Xác định quy mô doanh nghiệp
Thông thường mỗi phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ phù hợp với một quy mô nhất định (vừa và nhỏ, vừa và lớn…). Hiển nhiên, các công ty 20 nhân viên sẽ áp dụng giải pháp HRM khác với công ty có 2.000 nhân viên. Cùng với đó, bạn cũng cần đảm bảo phần mềm được chọn có thể mở rộng khi công ty phát triển trong tương lai.
Xác định nhu cầu sử dụng
Doanh nghiệp cần xác định một cách chi tiết nhất nhu cầu sử dụng phần mềm HRM để có thể lựa chọn đúng phần mềm. Tại bước xác định nhu cầu cần tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan đến hoạt động nhân sự như bộ phận đào tạo, tính lương, tuyển dụng…
Càng nhiều người được tham gia vào quá trình này, khả năng bạn tìm được phần mềm đáp ứng nhu cầu của công ty sẽ cao hơn.
Yếu tố chi phí
Xác định chi phí hay ngân sách khi mua phần mềm là yếu tố rất quan trọng. Tùy thuộc vào nhu cầu, tính năng cần có, hệ thống hạ tầng hiện có… để quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp.
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm
Việc tìm kiếm một nhà cung cấp phần mềm nhân sự tin cậy là một lưu ý quan trọng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin từ website, diễn đàn, group Facebook hoặc từ các doanh nghiệp đã sử dụng để có thêm thông tin đánh giá.
Công ty Phần mềm FAST – Nhà cung cấp phần mềm quản trị nhân sự uy tín
Các tính năng bổ sung khác
Ngoài tính năng cốt lõi, bạn cũng cần để ý đến các tính năng mở rộng. Tuy hiện tại, điều này không nằm trong mục tiêu mà bạn hướng đến nhưng về lâu dài, nó lại giúp công tác quản trị được thực hiện hiệu quả hơn, chẳng hạn như giao việc, truyền thông nội bộ, quản lý thời gian nghỉ…