Các giám đốc công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đang có nhiều phương án khác nhau khi lựa chọn giải pháp ERP. Từ các hệ thống on-premise (phần mềm cài riêng) tới phần mềm chạy trên nền điện toán đám mây hay giải pháp chuyên biệt theo ngành.
Những người ra quyết định có thể cảm thấy quá tải khi cố gắng xác định tính năng hay chức năng nào là quan trọng nhất.
Nên chúng tôi tìm tới nhiều chuyên gia ERP để cho lời khuyên về cách chuyển sang viễn cảnh phức tạp này. Cụ thể, chúng tôi hỏi họ cách nhận diện những sai lầm lớn nhất khi lựa chọn và triển khai hệ thống ERP – cũng như các ý kiến về các hạn chế những sai lầm tốn kém đó.
1. Không thu thập yêu cầu kỹ lưỡng
Rất thường và rất hấp dẫn khi lấy các quy trình kinh doanh hiện tại và tự động hoá chúng bằng ERP.
Dù về mặt khái niệm, điều này cũng dễ hiểu, nhưng bạn phải dành thời gian và công sức để phân tích những quy trình đó như một phần trong việc thu thập yêu cầu.
Triển khai hệ thống erp mới là cơ hội để nhận diện và cải thiện / thiết kế lại quy trình kinh doanh. Tự động hoá quy trình tồi chỉ là làm quy trình đó chạy nhanh hơn thôi.
Tương tự, nhiều công ty cũng không thể nhận diện những vấn đề hay “niềm đau chôn giấu” trong phần mềm và đi điều chỉnh những quy trình quan trọng trước khi bắt đầu chuyển sang giải pháp mới.
Các vấn đề kinh doanh phải được phát hiện và giải quyết trước đó, nên là các điều chỉnh cần thiết cần phải tiến hành trên các quy trình lỗi thời, thiếu hiệu quả và phức tạp trước khi chuyển sang nền tảng mới.
2. Không có người dùng cuối (từ mọi bộ phận) trong quá trình ra quyết định
Khi triển khai hệ thống erp, nhiều tổ chức tập trung thời gian và công sức của mình vào việc đạt được sự chấp thuận của cấp quản lý, trong khi cái nên làm là thu hút các nhân viên chủ chốt, những người sử dụng hệ thống nhiều nhất.
Điều quan trọng là không chỉ thu hút các nhân viên IT, mà toàn bộ công ty, từ tài chính, vận hành, sản xuất đến kho vận.
Lôi kéo những người liên quan khắp công ty trong mỗi bước của quá trình ra quyết định sẽ thúc đẩy mọi người đầu tư vào việc tìm tòi và phát triển các giải pháp đúng đắn.
3. Không lập ngân sách hợp lý cho đội ngũ nhân viên công nghệ
Chúng tôi thường thấy các giám đốc hay đánh giá thấp chi phí liên quan tới triển khai, bao gồm phí bảo trì và các mức độ năng lực cần thiết để giúp dự án thành công.
Ở nơi mà các tổ chức cố gắng làm “nhiều hơn với ít hơn”, chúng tôi thấy điều này hay đưa đến thất bại trong triển khai.
Hãy dành thời gian để lên ngân sách phù hợp, hãy cân nhắc tài năng tham gia triển khai, để không làm phát sinh thêm vấn đề hay “nỗi ngạc nhiên” sau đó.
4. Không cân nhắc ưu nhược giữa on-promise và đám mây
Trước khi quyết định giữa giải pháp ERP on-promise (phần mềm cài riêng) và đám mây, doanh nghiệp nên đánh giá một vài yếu tố.
Ví dụ, việc triển khai đám mây đòi hỏi phải có kết nối internet, thanh toán kiểu trả phí và đi cùng một số lợi ích như phục vụ nhân viên. Mặt khác, triển khai on-promise đòi hỏi nhân viên IT chuyên tâm, máy chủ cập nhật liên tục và phần cứng tự quản, và phí đầu tư ban đầu cao, chỉ phù hợp cho ai muốn chạy phần mềm trên máy chủ riêng của mình.
Với việc SaaS (software-as-a-service) ngày càng trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP mới, SaaS giống như giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức từng trải qua các cuộc triển khai khó khăn hoặc gặp trục trặc khi hỗ trợ các chương trình đầu tư ERP trước đó của mình.
Mặc dù SaaS cung cấp nhiều lợi ích, các khách hàng cần hiểu những thách thức mà nó mang lại.
Giải pháp SaaS không thể chỉnh sửa, người dùng thường bị thúc phải điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm.
Những thay đổi của quy trình này thường tác động vào sự tích hợp với các hệ thống hiện tại, dẫn đến các phát sinh khác trong quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM – organization change management).
Bên cạnh đó, những tổ chức với các yêu cầu chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách tiếp cận để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp.
5. Không xem xét giải pháp đặc thù ngành trong quá trình ra quyết định (nếu thích hợp)
Khi chọn lựa giải pháp ERP, các giám đốc thường bỏ sót một thực tế là có nhiều công ty phần mềm nhỏ hỗ trợ các ngành có nhu cầu đặc thù, chẳng hạn phân phối dược.
Và những nhà cung cấp hoặc giải pháp đặc thù này có thể cung cấp các tính năng đặc thù ngành và chỉnh sửa phần mềm, điều này có thể phù hợp hơn cho doanh nghiệp của bạn.
6. Bị loá mắt bởi các tính năng
Tính năng quan trọng đấy, nhưng không phải là tất cả. Nhiều khi một tổ chức lựa chọn ERP với ma trận tính năng dài bất tận.
Thay vì thế, các doanh nghiệp nên xem xét lịch sử thành công của giải pháp, các chỉnh sửa, khả năng linh hoạt và tích hợp, cũng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bên cạnh việc giải pháp giải quyết các yêu cầu của tổ chức ra sao.
7. Triển khai hệ thống một lần (hoặc cố như thế)
Các hệ thống ERP phức tạp, và không thể xác định tất cả các yêu cầu triển khai, rồi triển khai hệ thống, huấn luyện người dùng và cho lên sóng (go live). Đây là mô hình triển khai truyền thống và nó không còn hiệu quả nữa.
Thay vào đó, một cách tiếp cận chắc chắn hơn cần được thực hiện, việc triển khai được thực hiện thành các bước nhỏ có sự tham gia của người dùng cuối ở mỗi bước để xác định các yêu cầu, thử nghiệm, phát hiện thiếu sót và lặp lại.
8. Lờ đi công tác quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi là yêu cầu tuyệt đối khi triển khai giải pháp ERP. Khả năng quản lý thay đổi hiệu quả có thể là kỹ năng quan trọng nhất mà nhà điều hành, quản lý và nhân viên cần làm chủ.
Các chuyển đổi của doanh nghiệp thông qua ERP sẽ không diễn ra mà không có quản lý sự thay đổi hiệu quả trên ba khu vực quan trọng: con người, quy trình và công nghệ.
Rất thường xuyên, các tổ chức chỉ nhìn vào CNTT để hợp nhất, sắp xếp và đơn giản hoá các quy trình kinh doanh. Trong khi các quy trình và hệ thống đòi hỏi phân tích sâu, thì yếu tố con người cũng cần được xem xét cẩn trọng và hoạch định chiến lược như phần còn lại. Điều này thậm chí quan trọng hơn trong suốt quá trình chuyển sang ERP đám mây.
Giải pháp ERP đám mây cũng đòi hỏi quản lý sự thay đổi.
Giải pháp SaaS mang lại sự hứa hẹn về các quy trình kinh doanh và giao diện người dùng trực quan. Điều này thường đưa các tổ chức đến giả định rằng quản lý thay đổi tổ chức và đào tạo ít quan trọng đối với các dự án SaaS. Tuy nhiên, giải pháp Saas đặt gánh nặng ngày càng lớn lên các khách hàng phải thay đổi quy trình kinh doanh phù hợp với phần mềm.
Để tránh phải làm lại và đảm bảo rằng người dùng cuối hoàn toàn hiểu sự thay đổi sẽ xảy ra khi go-live, các tổ chức nên nhận diện các thay đổi quy trình cần thiết trước khi dự án đi vào triển khai. Ngoài ra, việc huấn luyện người dùng cuối phải xem xét không chỉ các khía cạnh giao dịch trong vai trò của họ mà còn là sự tương tác thay đổi với các người dùng khác và với các hệ thống không phải thành phần của giải pháp mới.
Bằng việc cung cấp sự huấn luyện thích hợp, kịp thời, người dùng cuối sẽ chấp nhận hệ thống mới ở nhịp độ nhanh hơn và thành công lớn hơn.
9. Không đầu tư / hỗ trợ đội triển khai
Cấu trúc hợp lý đội triển khai nội bộ và cung cấp cho đội thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện triển khai và chuyển đổi doanh nghiệp là một trong số các bước quan trọng của dự án ERP.
Một đội thành công đòi hỏi những con người phù hợp, với sự cam kết của quản lý cấp cao và quyền quyết định để hoàn thành công việc.
Thường điều này nghĩa là phân bổ lại các trách nhiệm hàng ngày của thành viên, tuy nhiên làm thế có thể là sự khác biệt giữa triển khai thành công và thất bại.
10. Không truyền đạt thông tin đều đặn (nhất là qua các bộ phận)
Để tránh vấn đề này, hãy lập kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án. Hãy gom nhóm những người từ nhiều bộ phận khác nhau mà giỏi truyền thông, làm việc tốt với nhau và có tác động trong các lĩnh vực kinh doanh bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi giải pháp mới. Bảo đảm là họ được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án.
11. Không có kế hoạch bảo trì
Triển khai hệ thống ERP tốn thời gian, nhưng công việc rất khó dừng lại khi hệ thống đã vào guồng. Doanh nghiệp nên triển khai chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên tiếp tục thực hiện các việc cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống ERP đều đặn giúp nó không lỗi thời.
Hệ thống ERP lỗi thời có thể đặt công ty vào rủi ro các vấn đề an toàn và lỗ hổng trong quy trình kinh doanh. Có một kế hoạch và phân công ai trong công ty chịu trách nhiêm cho dự án và bảo trì tại thời điểm nhất định sẽ giúp cho hệ thống ERP luôn vận hành trôi chảy và được cập nhật ứng dụng mới nhất.
Lược dịch từ: cio.com